محمدرضا محمدیان، رئیس گروه کنترل ساختمان دفتر امور مقررات ملی ساختمان وزارت راه و شهرسازی
سخنی با منتخبین دوره هفتم هیات‌مدیره نظام مهندسی ساختمان کشور
در این بحث به تعریف تغییر روند فعالیت سازمانهای نظام مهندسی ساختمان استانها و چگونگی مدیریت و رهبری آنها می‌پردازیم. در هر سازمانی تواناییهای بالقوه‌ای وجود دارد که می توان به نحو مطلوبی از آنها در جهت تغییر و ارتقای عملکرد سازمانی بهره برد. موفقیت هر تغییر وتحول تا حدود زیادی به مهارتهای مدیریتی کارگزاران ومسئولین جدیدی بستگی دارد که فرایندهای اداره امور را تسهیل و حمایت می‌کنند، در ادامه به مراحل و استراتژیهای مورد نظر در اعمال مدیریت وانجام تغییر و چگونگی برخورد با مشکلات خواهیم پرداخت.
مقدمه
در حال حاضر با پیشرفت سریع علم و فن آوری و پیچیده شدن اوضاع سیاسی و محیط
اجتماعی لزوم اعمال مدیریتی همراه با تغییر سازمانی در چهارچوب قانون وآئین نامه
اجرائی آن اهمیّت ویژه ای یافته است. لزوم تغییرات که به آن اشاره شد به‌دلیل روند
رو به رشدی است که در سازمان استان صورت گرفته است بنابراین تغییر در تشکیلات
ساختار سازمان مستلزم داشتن دانش ومهارت کافی توسط هیأت مدیره جدید است تا بتواند
بهبود و تکامل سازمان به هدف مقصود برساند. رئیس سازمان باید دارای دانش لازم و
آگاهی از مجموعه قوانین وشیوه نامه های ابلاغی مربوط به سازمان نظام مهندسی
ساختمان باشد تا بتواند با استفاده از فناوری‌های نو، و توانمند‌سازی کارکنان از
طریق آموزش و تطبیق مهارتها و استراتژی‌ها و ایجاد زمینه های تعهد پذیری وتشویق
آنها به استفاده از تفکر خلاق موفقیت لازم را کسب نماید. رئیس سازمان باید از
توانائی های فردی وروابط اجتماعی خود وپتانسیل های محیطی وبهره برداری از الگوها
ومجموعه تجارب استانهای دیگر وباالهام از تعهد واعتقادات مربوطه در توسعه سازمان
تاثیر گذار باشد.اما چرا انجام تغییرات درسازمان ها لازم است؟
در ابتدا لازم است
واژۀ «تغییر» را بشناسیم. تغییر به طور کلی انتقال از وضعیت موجود به وضعیتی دیگری
که متناسب با شان وجایگاه استان وجامعه مهندسین عضو سازمان باشد. به طور کلی این
تغییرات بصورت زیر انجام می شود :
اهداف وبرنامه کلی
ونحوه اجرای تغییرات
تغییرات در واقع ،
تلاشی هدفمند و سنجیده است که توسط رئیس سازمان وبا همکاری وهمراهی وهمفکری اعضاء
محترم هیئت مدیره و بنا به نیاز سازمان در جهت ارتقای سطح عملکرد سازمانی به عمل
خواهد آمد. هدف از این تلاش تبدیل وضع موجود به وضع مطلوب است . تفاوت موجود بین
این دو وضعیت نشان‌دهنده وجود مسئله و مشکلی است که باید حل شود و این فرصت و
موقعیت که ایجاد شده ودوستان جدید وتوانمند وجوان وخلاق که به عضویت هیئت مدیره در
آمده اند باید از آن بهره برداری نمود. تغییرات مورد اشاره بصورت برنامه‌ریزی‌شده
وعمدتاً هردومنشاء درون سازمانی وبرون سازمانی را شامل می شود و شاید هم از آن
بتوان بعنوان تغییرات بنیادی یاد کرد در هر صورت این اقدامات که توسط رئیس سازمان
انجام می شود مستلزم مصوبات هیئت مدیره بود که منجر به بازسازی گستردۀ سازمان و
اجزای آن می شوند. بنظر می رسد موفقیت
سازمان استان به وقوع این تغییرات بنیادی وابسته است.
دلائل اصلی انجام
تغییرات
بطور کلی به دو
دلیل اساسی در سازمان استان باید تغییرات ساختاری صورت گیرد که عبارتند از:
۱.تغییرات درحوزه
اجرائی
گردش‌کار در حوزه
اجرائی از زمان دریافت نقشه ها ، کنترل ، تایید یا رد و تخصیص یا ثبت سهمیه ها و وضعیت
اجرای شیوه نامه مجریان ذیصلاح، نحوه تکمیل دفترچه اطلاعات ساختمان، تشکیل پرونده
ونگهداری آن ، صدور شناسنامه فنی وملکی ساختمان ، نحوه اعمال نظارت های مضاعف
سازمان برعملکرد اعضاء ، شرکت در جلسات وکمیسیونهای خارج از سازمان ، همکاری
وهماهنگی با دستگاههای اجرائی استان ، هویت بخشی به سازمان ومعرفی نقش وجایگاه آن
در ساخت وسازها ، موضوع آموزش ولزوم تهیه تقویم آموزشی ، عملکرد شورای انتظامی
استان و وضعیت ونقش گروه های تخصصی در تاثیر گذاری برعملکرد سازمان وغیره…. همه
اینها کم وبیش دارای نقایصی است که باید در آنها تغییرات اساسی صورت گیرد.
۲.بهره برداری از نرم
افزارها و فن آوریهای جدید
امروزه سازمان ها
در راستای انجام وظایف خود، از فناوری‌ها ونرم افزارهای مشخصی استفاده می‌کند که
یکی از مهمترین آنها، فناوری اطلاعات و ارتباطات است. افزایش روز افزون تعداد
اعضاء سازمان نظام مهندسی ساختمان در رشته های مختلف ، داشتن ارتباط نزدیک با
اعضاء وبهره گیری از مشارکت وتوانمندیها وتجارب آنها می تواند برعملکرد سازمان
وشفاف سازی آن وجلب اعتماد اعضاء تاثیرات مثبتی داشته باشد. یکی از عواملی که
بویژه در سالهای اخیر بعضی ازسازمانها استانی از آن بهره برده اند نرم افزاری کردن
سیستم اجرائی است .بنابراین ضرورت دارد تا عملکرد سازمان درقالب نرم افزاری تایید
شده ومصوب ثبت وضبط گردیده ودرهر مقطع زمانی قابل گزارش گیری وبازنگری باشد.
۳.مدیریت داخلی سازمان
اعضاء محترم هیئت
مدیره ها براین امر واقفند که سازمانها از نظر اداره امور داخلی دارای مشکلات
عدیده هستند ودر حقیقت ساختار فعلی بعضی سازمان
ازحیث فضا و مکان اداری وتعداد پرسنل ومیزان تحصیلات وتجارب آنها وامکانات اداری
این سازمانها که هر ساله گسترش و فعالیت آنها روبه افزایش است، در شان وشخصیت اعضاء نیست وحتی در مقایسه
سازمانهای استانی به همین دلائل ازنظر شکلی وحوزه فعالیت قابل مقایسه نیستند. پس لازم
است در این خصوص تجدید نظرگردد. بکارگیری سبک های مدیریتی جدید توسط رئیس سازمان
جدید و رهبری آن توسط اعضاء محترم هیئت مدیره سازمان در آماده نگاه داشتن و ترغیب
کارکنان برای یادگیری و رشد مستمر و قبول تغییر و همچنین ایجاد شرایط و امکانات
مناسب جهت انجام تغییرات سازمانی می تواند موثر باشد. یقیناً هیئت مدیره محترم هم
به آینده سازمان فکر می‌کنند و مقصد را می‌شناسند وهمگی دارای اعتماد به نفس کافی
برای ایجاد تغییرات در نحوه خدمات سازمان هستند و همچنین برای کمک یا هدایت دیگران
در ایجاد تغییر صبر و بردباری به خرج خواهند داد .این تحول نیاز به یک اراده وعزم
عمومی در وجود کلیه مجموعه سازمان وارکان آن دارد.
در اینجا لازم است
چند نکته جهت موفقیت دررابطه با تغییرات برنامه ریزی شده فوق ، ارائه گردد:
۱.نسبت به موقعیتها و
افرادی که نیازمند تغییر هستند، هوشیار باشیم تا جو تغییر همواره بصورت مطلوب
پیشرفت کند وبا اطلاع رسانی به اعضاء سازمان ازهمکاری وهمیاری آنها بهره برداری
کافی صورت گیرد.
۲.درباره تغییرات، در ارتقاء کیفیت ساخت
وسازها وآگاهی رسانی به عامه مردم باید برنامه ریزی جدی صورت گیرد.
۳. اعضاء محترم هیئت مدیره
در این راستا وقت بیشری گذاشته ودر جلسات با دست پر ومطالعه در خصوص دستور کار
جلسات حضور پیدا می کنند.
۴.شرایط فعلی را
با هم بررسی می کنیم وضمن شناخت نقاط قوت وضعف چالش ها را شناسائی و راه‌های
جایگزین برای آن را توسعه می دهیم ، وهمواره بدنبال پاسخ این سئوالات هستیم که چه
چیزی می‌خواهیم ؟و چه موانعی را باید از سر راه برداریم؟
۵.با دقت به
موضوعات، مسائل و ایده‌هایی که دیگران ارائه می‌دهندگوش فرا می دهیم ونظرات مثبت
وسازنده را بکار می گیریم.
۶. به آینده به
عنوان یک آغاز نگاه خواهیم کرد نه به عنوان تکرار وقایع گذشته.
۷.موقعیت وشرائط
فعلی را می پذیریم اما بصورت ضروری برای آینده برنامه‌ریزی خواهیم کرد. انرژی خود
را صرف فکر بر روی موارد «نقد دیگران وسرزنش همکاران وهمراهان .» نخواهیم کرد.
۸.ضمن شناسائی
نقاط قوت سازمان برای رفع ضعف ها برنامه ریزی می کنیم.
۹.برای کارهایی که نتوانستیم انجام دهیم توجیه
ارائه نمی دهیم.
۱۰. مقاومت در
مقابل همدیگر را کنار بگذاریم و به حرف همدیگرگوش یدهیم ، ومطالب را شرح داده و
برای حصول نتیجه مطلوب بحث خواهیم کرد.
۱۱. برای سازمان که
مسیر تحول وتغییرات را طی می کند افقی روشن طراحی خواهیم کرد تا در محموعه سازمان
انگیزه رسیدن به آن افق ایجاد گردد.
اهداف وبرنامه های
تفصیلی انجام تغییرات در سازمان
معمولاً رئیس سازمان
بااستفاده از کلیه عوامل وامکاناتی که در اختیار دارد (شامل : مجموعه وسیعی از
اجزای سازمانی )می تواند اداره امور جاری واجرای مصوبات هیئت مدیره را پیگیری
نماید و تغییراتی که در عملکرد سازمان باید صورت گیرد عبارتند از:
توجیه پرسنل نسبت به مأموریت و اهداف جدید
به روزرسانی مکانیزم گردش کارها و
ایجاد هماهنگی در اداره امور سازمان
بهبود خدمات و تسهیل و تسریع
درروند جاری ورفع نقایص موجود درحین کار
به روزرسانی میزان اطلاعات شغلی
کارکنان بصورت فردی و گروهی.
تبیین آئین نامه ها ونظام
نامه های داخلی با نگاه به عملیاتی شدن تغییرات جدید.
اطلاع رسانی شفاف وروشن
سازی عملکرد ها و ایجاد باورها و معرفی ارزشهای سازمان.
انجام تغییرات در نحوه
گزینش و استخدام افراد وبازنگری در عملکرد پرسنل فعلی.
ایجاد زمینه های آموزش
کارکنان با هدف ارتقاء دانش و مهارت آنها ازطریق هماهنگی با سازمانهای نظام مهندسی
سایر استانها.
بازنگری در حقوق دریافتی
پرسنل وتلاش در جهت ارتقاء سطح زندگی آنها
برنامه ریزی گسترده در
زمینه ایجاد امکانات رفاهی برای اعضاء سازمان وخانواده های آنها.
ارتقاء کیفیت خدمات سازمان
وبهبود بهره وری آن
اما اجرای برنامه
ها مستلزم شرائط زیر است :
۱. اعضاء هیئت مدیره در اداره امور سازمان به یک خرد جمعی وتفکر واحد برسند.
۲. اعضاء محترم هیئت مدیره براین امر واقفند که اداره امور سازمان به شکل فعلی
وشرایط موجود دارای مشکلات عدیده ای است وانجام تغییرات می تواند با وارد کردن شوک
برپیکر سازمان روند فعالیت هارا بهبودبخشد که این موضوع جزء انتظارات اعضاء سازمان
نظام مهندسی ساختمان استان است.
۳. بنظرمی رسد که اعضاء محترم هیئت مدیره باید در طی مدت تصدی رئیس جدید سازمان یک
سیستم یا راهبردی که شامل نظارت مستقیم درعملکرد رئیس سازمان در نظر بگیرند تا
میزان بهبود کیفیت خدمات در فاصله بین شرایط فعلی و آینده اندازه گیری شود.
۴. اعضاء محترم هیئت مدیره باید در تامین منابع مورد نیاز برای دستیابی به نتایج
واقعی و دست یافتنی رئیس جدید را یاری نمایند.
